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Avertissement
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Si vous arrivez
directement sur cette page, sachez que ce travail est un rapport
d'étudiants et doit être pris comme tel. Il peut donc
comporter des imperfections ou des imprécisions que le lecteur
doit admettre et donc supporter. Il a été
réalisé pendant la période de formation et
constitue avant-tout un travail de compilation bibliographique,
d'initiation et d'analyse sur des thématiques associées
aux technologies biomédicales. Nous
ne faisons aucun usage commercial et la duplication est libre. Si vous
avez des raisons de contester ce droit d'usage, merci de nous en faire part .
L'objectif de la présentation sur le Web est de
permettre l'accès à l'information et d'augmenter ainsi
les échanges professionnels. En cas d'usage du document,
n'oubliez pas de le citer comme source bibliographique. Bonne
lecture...
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Achat et maintenance
dans un service biomedical
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Hortency
KONAN |
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RESUME
Les
équipements biomédicaux sont un facteur important de
production de soins de qualité. Cette qualité passe par
la maitrise de processus qui concourent à la maintenance de ces
équipements. La Direction des investissements et de
l’ingénierie biomédicale dans l'optique de les maitriser,
initie
l’identification et la formulation de ces processus.
Ainsi les
processus d’achat, de réalisation d' intervention corrective
d'équipements et le processus de suivi des alertes de
matériovigilance ont été identifies et
formulés.
Une
autoévaluation brève du fonctionnement du service
biomédical est effectuée en référence au
guide des bonnes pratiques biomédicales.
Une planification
dynamique stratégique est proposée dans le cas des
aménagements organisationnels ou fonctionnels.
Une démarche de
réduction du temps de réalisation d’une intervention
corrective est proposée.
Mots clés :
INVESTISSEMENT :
Acquisition d’un bien en vue de l’exploitation d’une entreprise et
dégager un revenu ou une augmentation de la capacité de
production.
www.portail-communiste.org/sphp.php[16 ]
ACHAT :
C’est l’opération commerciale qui aboutit à l’acquisition
d’un bien ou d’un endroit.
www.dictionnaire-juridique.com/definition/achat.php.[17 ]
MAINTENANCE :
Entretien d’un matériel afin de le maintenir en état de
fonctionnement.
www.linternaute.com/dictionnaire/fr/definition/maintenance.html[18 ]
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ABSTRACT
The biomedical
equipment is an important factor in the production of the care of
quality. This quality passes by the control of the processes which
contribute to the maintenance of this equipment. The Management of the
investments and biomedical engineering accordingly initiates the
identification you it formulation as of these processes.
Thus the
processes of purchase, realization of a corrective intervention with
and without equipment and the process of follow-up of alarms of
matériovigilance were identify and formulated.
A short
autoevaluation of the operation of the service biomedical is carried
out in reference to the guide of the good biomedical practices.
A strategic dynamic planning is
proposed in the case of organisational
or functional installations.
A step of reduction of the time
of realization of a corrective
intervention is proposed.
Key words:
INVESTMENT:
Acquisition of a good for the
exploitation of a company and to release
an income or an increase in the output .
www.portail-communiste.org/sphp.php[
]
PURCHASE:
It is the commercial deal which
leads to the acquisition of a good or a
place.
www.dictionnaire-juridique.com/definition/achat.php.
[ ]
MAINTENANCE :
Maintenance of a material in
order to maintain it in operating
condition .
www.linternaute.com/dictionnaire/fr/definition/maintenance.html[
]
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Remerciements
Je tiens à remercier dans un
premier temps, toute
l’équipe pédagogique de l’université de
technologie de Compiègne et les intervenants professionnels de
la formation technicien supérieur en ingénierie
biomédicale hospitalière pour avoir assuré la
partie théorique.
Je remercie également messieurs
Gilbert Farge et Pol Manuel
Felan pour leur aide et les conseils concernant les missions
évoquées dans ce rapport.
Je tiens à remercier tout
particulièrement et à
témoigner toute ma reconnaissance à Monsieur Ghomari
Mourad, Directeur des investissements et de l’ingénierie
biomédicale et à Madame Maniago Isabelle pour leur
expérience très enrichissante et pleine
d’intérêt qu’ils m’ont fait vivre pendant cette
période.
A tout le personnel de la direction des
investissements et de
l’ingénierie biomédicale pour leur accueil sympathique
leur coopération professionnelle et leur disponibilité
tout au long de cette période de 11 semaines.
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Introduction
Centre hospitalier universitaire
Raymond poincare de Garches
ACHAT ET MAINTENANCE DES EQUIPEMENTS
DANS UN SERVICE BIOMEDICAL
LES REMERCIEMENTS
De nos jours, les
hôpitaux sont des
entreprises de productions et de vente des services où tout
investissement doit produire des bénéfices. Cette
production de bénéfices passe par la satisfaction du
client.
Ici le client est un
patient qui pour sa
satisfaction a besoin de soins de qualité. Cette qualité
de soins dépend, en plus de la qualité du personnel, de
l’organisation, du milieu, aussi de la qualité des
équipements biomédicaux. Cela passe par une bonne gestion
du parc medico-technique.
La Direction des
investissements et de
l’ingénierie biomédicale du centre hospitalier
universitaire Raymond Poincaré site de notre stage a à
charge la gestion de ce parc medico technique. Dans une dynamique de
maitrise et d’amélioration de cette gestion, initie
l’identification et la formalisation de différents processus.
Notre stage a consisté à
identifier et formaliser les
processus d’achat, de maintenance corrective et de
matériovigilance.
Une réflexion sur la
possibilité d’améliorer le
temps de réalisation d’une intervention correction a
occupé la fin du stage.
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Centre hospitalier universitaire de Garches
[1]
http://inforpc.rpc.aphp.fr/acceuil.php
I -
PRESENTATION DE LA
STRUCTURE
L’hospice de la reconnaissance
La partie la plus ancienne de cet
hôpital pavillonnaire remonte
au legs par testament en 1828 de Michel Brezin,
serrurier-mécanicien en chef à l’hôtel de la
Monnaie de Paris, nommé à 36 ans directeur de la fonderie
de l’Arsenal de Paris par Napoléon Bonaparte, premier consul.
Son legs à l’administration des Hospices civils de Paris devait
être employé à la fondation d’un hospice
destiné à la reconnaissance des services que lui avaient
rendus les ouvriers employés dans ses usines. L’hospice de la
Reconnaissance est construit en 1836 sur le terrain de sa
propriété du Petit-Létang, sur la commune de
Garches. Il accueille des vieillards indigents, anciens ouvriers " du
marteau "
L’hôpital Raymond-Poincaré
. C’est en 1928, sur les 16 hectares de
terrain attenant à
l’hospice, que l’Assistance Publique entreprend la construction de
l’hôpital actuel afin d’y recevoir des malades chroniques.
L’hôpital Raymond-Poincaré est inauguré le 14
décembre 1936, incluant dans ses murs l’hospice de la
reconnaissance - un siècle les sépare. De cette
époque datent les pavillons d’hospitalisation Letulle - Netter
et Widal construits en béton armé, moellon et brique
apparente. En 1941, un tiers des lits de malades chroniques sont
transformés en un service de chirurgie osseuse avec un bloc
opératoire
La vocation de l’hôpital a connu
deux mouvements successifs :
A partir de 1949 et jusque dans les
années 6O, l’activité
de l’hôpital est essentiellement orientée vers les soins
et la rééducation des séquelles de
poliomyélite. C’est d’ailleurs dans cet établissement que
sont formés les premiers kinésithérapeutes de
l’Assistance Publique.
Par la suite et progressivement, les
services consacrés aux
poliomyélitiques sont transformés en services de soins,
de rééducation, de réadaptation et de
réinsertion pour des patients paraplégiques puis porteurs
d’autres troubles neurologiques invalidants. Un service de chirurgie
orthopédique et traumatologique est créé en 1956.
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I – 2 -
L'HOPITAL
AUJOURD'HUI
Le centre Hospitalier Universitaire
Raymond Poincaré de Garches
fait parti des 38 hôpitaux qui composent les Assistances
Publiques Hôpitaux de Paris ( AP/HP ).
ACTIVITE
Directeur du Groupement Hospitalier
Universitaire : M. Jean-Michel PEAN
Budget d'exploitation (en M€) :
86.180 Budget
d'investissement (en M€) : 3.490
Nombre de
points ISA : 14174477
Nombre total de lits : 408
Le personnel :
Non médical : 1 408.88
(réels)
Médical : 125.5 (réels)
Bassin de vie n° : 9 Communes concernées :
Paris Ouest
Président de la commission de surveillance : M. Jacques GAUTIER,
Maire de Garches
Président du CCM : M. le Dr Perronne Christian
(Données chiffrées extraites du bilan
d'activité 2003)
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I – 3 -
OFFRE
DE SOINS
Hospitalisation
LA CHIRURGIE ADULTE,
Programmée et spécialisée en
orthopédie, neuro-orthopédie, chirurgie du rachis,
chirurgie septique. Service Letulle 1& 2,
La médecine,
adulte et enfant, spécialisée en neurologie,
réanimation, soins intensifs, maladies infectieuses, pathologies
professionnelles, nutrition, oxygénothérapie (chambre
hyperbare, unique à l’AP/HP).
Services Brézin 1/2/4 et Letulle 3, (réanimation
pédiatrie),
Service Widal 2, (Département de médecine aiguë
spécialisée),
Service Widal 3, (réanimation médicale)
La médecine physique de réadaptation et de
rééducation,
spécialisée en pathologies neurologiques chroniques,
dégénératives et traumatiques.
• Services Netter et Widal 0/1,
(rééducation neurologique adulte)
• Services Brézin 1/2/4 et Letulle 3,
(rééducation neurorespiratoire pédiatrique)
• Service Brézin 3, (Neurologie et
rééducation infantile)
Les plus :
La kinésithérapie, spécialisée et
intégrée à chaque service,
Le centre d’appareillage qui confectionne, sur mesure, orthèses,
atèles….
Le pool fauteuils qui assure la logistique et la maintenance du
matériel mis à disposition des patients.
Médico-techniques
Physiologie – Explorations fonctionnelles
Imagerie médicale, IRM, Scanner
Centre Médico Judiciaire, Médecine légale
Anatomie et cytologie pathologiques
Hématologie – Immunologie, Dépôt de sang
Pharmacie, Stérilisation
Biochimie / Toxicologie
Microbiologie
Consultations
Adultes/enfants, avec et sans rendez-vous :
Chirurgie - Traumatologie
Infectiologie - Médecine Interne
Adultes/enfants, sur rendez-vous uniquement
Soins Intensifs – Réanimation
Neurologie – Médecine Physique de
Réadaptation
Consultations spécialisées sur rendez-vous
Chirurgie Orthopédie Infantile, Neuro-Ophtalmologie, Urologie et
Neurologie Infantiles, Explorations Urodynamiques, Escarres,
O.R.L-Ophtalmo-Stomatologie, Médico-Judiciaire.
L’ENSEIGNEMENT
L’Education Nationale
dispense des cours (pré élémentaire au
collège) auprès des enfants hospitalisés, au sein
même de l'établissement, par le biais de L’Etablissement
Régional d’Enseignement Adapté ( EREA Jacques Brel )
ainsi que le Lycée Toulouse Lautrec (établissement "
mixte ", pour personnes valides et invalides), implanté sur le
plateau de Vaucresson (collège, lycée et BTS).
La faculté Paris-Ouest (PIFO):
Le tiers des effectifs médicaux de l'hôpital Raymond
Poincaré sont des praticiens bi-appartenants (PU-PH et MCU-PH) ;
en outre le site comporte des locaux universitaires et dispose d'un
terrain de stage hospitalier spécialisé (DEA,
thèses), dont les thématiques les plus abordées
sont les maladies neurologiques à la base du handicap, leur(s)
traitement(s) et/ou la prévention de leurs complications.
L'Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI)
dont la vocation est de former infirmiers et aides-soignants. Trois
années de formation en alternance sont dispensées
à près de 400 élèves.
Le centre de formation en informatique et multimédia de
L’Institut Garches, association loi 1901 crée à
l’initiative de plusieurs médecins de l’hôpital qui a pour
objectif principal d’aider à la réinsertion à
domicile des personnes handicapées en facilitant les aides
à la recherche et en permettant une interface significative avec
les grandes associations nationales.
Le SAMU
LA RECHERCHE
Le CIT, Centre d’Innovations
Technologiques
Permet de favoriser l’émergence de dispositifs pour
l’amélioration de la qualité de vie de la personne
handicapée, en aidant les industriels dans les
différentes étapes de l’élaboration d’un projet.
Pour cela, il met à la disposition des industriels un personnel
spécialisé (équipe de recherche ainsi qu’un
personnel hospitalier formé à la méthodologie des
protocoles de développement et de recherche) ainsi qu’un plateau
technique adapté :
*Laboratoire d’analyse de la marche et du mouvement
*Système portable d’analyse en 3 dimensions des mouvements du
membre supérieur
*Plate-forme de nouvelles technologiques d’évaluation et de
recherche dans le domaine de l’interface homme-machine, de la domotique
et de la robotique
*Laboratoire d’Urodynamiques
*Laboratoire de sommeil
*Service d’explorations fonctionnelles et respiratoires et
électrophysiologie
*Imagerie
Un comité technique sélectionne les projets en fonction
de leur faisabilité technique, de leur pertinence scientifique
et financière, effectue un suivi réglementaire et
technique des projets et coordonne l’activité
scientifique.
Chaque année, L’Institut Garches fait un appel d’offre pour des
bourses et des contrats de recherche (dont le financement d’amont est
assuré par du mécénat d’entreprises), ayant
facilité la réalisation de 6 thèses et 12 DEA
depuis sa création, il y a 10 ans. L’Institut organise tous les
ans un colloque devenu aujourd’hui incontournable dans le domaine du
handicap.
Le réseau de recherche INSERM sur le handicap, regroupant les
laboratoires ou structures qui sont concernés, à
l’échelon national, concerne la majorité des services de
l’établissement.
Le département Universitaire de Recherche Clinique,
équipe d’accueil de 8 PU-PH, intégrée à
PARIS V et dont la thématique (recherche clinique et handicap)
permet de former, in situ, des étudiants en thèse ou DEA.
[1]
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I – 4 -
ORGANIGRAMME
DU GROUPE HOSPITALIER
L’organigramme du centre hospitalier universitaire Raymond
Poincaré comprend à sa tête une Direction avec
à ses côtés une Direction Médical, une
Responsabilité Administrative et 2 services de communication.
Le Direction est aidée dans sa tache par 7 Directions et 2
responsabilités de services parmis lesquelles figure la
Direction des Investissements et de l’Ingénierie
Biomédicale ou nous avons effectué notre stage.
DRH : Direction de
Ressources Humaines
DAMSQ: Direction des Affaires Médicales, de la Stratégie
et de la Qualité
DSEL: Direction des Services Economiques et Logistiques
CGS: Direction des Soins
DIIB: Direction des Investissements et de l’Ingénierie
Biomédicale
DTM: Direction des Travaux et de la Maintenance
DAF: Direction des Affaires Financières
DSIO: Direction du Système d’information et organisation
[2] http://inforpc.rpc.aphp.fr/acceuil.php
II.
DIRECTION
DES INVESTISSEMENTS ET DE L’INGENIEURIE BIOMEDICALE (DIIB)
II-1.
Les
missions de la DIIB
La Direction des investissements et de l’Ingénierie
Biomédicale a deux missions principales : elle s’occupe d’une
part des investissements et d’autre part de l’ingénierie
biomédicale.
[3]http://inforpc.rpc.aphp.fr/acceuil.php
Investissements:
Définition :
Acquisition de bien de production en vue de l’exploitation d’une
entreprise et dégager un revenu ou une augmentation de la
capacité de production. [21]
Dans ce cadre elle s’occupe :
• des travaux des infrastructures de l’hôpital
de Berck
• des équipements biomédicaux,
hôteliers et de la logistique de Berck et de Raymond
Poincaré
• de l’informatique de Raymond Poincaré et
Berck
En ingénierie biomédicale elle s’occupe :
• des achats des équipements
biomédicaux de l’hôpital Raymond Poincaré
• de la gestion maintenance des équipements
biomédicaux de l’hôpital Raymond
Poincaré.
II-2.
ORGANIGRAMME OFONCTIONNEL DE LA DIIB
[4]http://inforpc.rpc.aphp.fr/acceuil.php
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III –
LE SERVICE BIOMEDICAL
III – 1 -
Présentation
du service biomédical
La Cellule Biomédicale est composée d’un Technicien
Supérieur Hospitalier sous la responsabilité du Directeur
des Investissement et de l’Ingénierie Biomédicale,
Ingénieur Biomédical.
•
Localisation
La cellule Biomédicale se situe dans le secteur bleu Pavillon
DUNANT – porte 113.
La Direction des Investissement et de l’Ingénierie
Biomédicale se situe dans le bâtiment BREZIN 1 –
2ème étage.
La Cellule Biomédicale est le lieu où sont
réalisés les contrôles internes sur le
matériel grâce au banc test.
Le banc test est équipé de différents simulateurs :
• Simulateur ECG
• Simulateur SpO2
• Simulateur PNI
• Testeur électrique
• Simulateur poumon
• Cales de précision pour pousse seringue
Un logiciel de Gestion de Maintenance Assistée par
Ordinateur(GMAO), OPTIM EMS, permet de tracer et de suivre les
mouvements des Dispositifs Médicaux.
Depuis le mois de mai 2007, ce logiciel est à la disposition des
Cadres des trois Pôles.
Leurs remarques nous seront précieuses afin d’optimiser au mieux
l’inventaire.
•
Missions
La Cellule Biomédicale est investie de 3 missions :
1. L’achat de Dispositifs Médicaux
2. La gestion de la maintenance des Dispositifs
Médicaux de l’établissement
3. La Matériovigilance
1.
Achat
de Dispositifs Médicaux
Le Technicien Biomédical participe au choix des nouveaux
Dispositifs Médicaux.
Il renseigne les cadres utilisateurs sur les marchés en cours ou
sur le nom des fournisseurs susceptibles de répondre à
leur demande. Il les accompagne dans les essais de
matériels et les aide dans le choix des matériels.
.
Comment achète-on ?
Chaque année, Le plan d’équipement de chaque service est
réalisé à l’année -1 (N-1) par la Direction
des Investissements et de l’Ingénierie Biomédicale en
accord avec les services concernés.
La phase d’exécution de ce plan d’équipement
à l’année (N) indiquée respecte les notifications
budgétaires.
Les achats se font selon les différents types de marchés
que sont :
Appel d’offres (AO) : réservé aux équipements de
plus de 206 000 € HT
Marché (MAPA) : réservé aux équipements
d’un cout entre 20 000 et 206 000 € HT
Marché (MNSC) : réservé aux fournisseurs
exclusifs
Marché à devis : réservé aux
équipements entre 0 et 20 000 € HT
Marché AGEPS : centrale d’achat propre à l’APHP
Marché UGAP : centrale d’achat.
2.
La gestion de la
maintenance des
équipements biomédicaux
Définition de la maintenance :
L’AFNOR définit la maintenance comme « ensemble des
actions permettant de maintenir et de rétablir un bien dans un
état spécifié ou en mesure d’assurer un service
http://www.lawperationnel.com/EncyclopedieJur/Maintenance.html.[5]
La politique de maintenance du centre hospitalier Raymond
Poincaré de Garches est essentiellement orientée vers
l’externalisation.
De ce fait deux grands types de maintenance s’offre à elle :
1. La Maintenance sous Contrat
2. La Maintenance Hors Contrat
De prime abord tous les contrats de maintenance sont
négociés par l’AGEPS (agence générale des
équipements et produits de santé) dans le souci d’obtenir
des couts de contrat très bas par le nombre en associant les
équipements de plusieurs hôpitaux.
Les contrats des équipements qui n’ont pu en obtenir par l’AGEPS
sont négociés directement par les responsables des
services biomédicaux en accord avec la direction de l’AGEP.
En règle générale les équipements
individuel sont soumis à un contrat de maintenance (exemple :
imagerie ; laboratoire) afin d’user de la compétence et de la
réactivité du fournisseur.
Les équipements sans contrat, en cas de panne, font l’objet
d’une analyse de pertinence de maintenance corrective (coût total
de maintenance ; vétusté ; valeur initiale).
Si le coût de maintenance cumulé dépasse le
coût d’acquisition du matériel, l’opportunité d’un
renouvellement est discuté avec les services utilisateurs.
Si la maintenance est décidée, alors le processus
d’intervention de maintenance corrective est déclenché
Deux sous divisions de la maintenance :
-la maintenance préventive
- la maintenance corrective
La maintenance corrective :
La définition:
« Maintenance exécutée après
détection d'une panne et destinée à remettre un
bien dans un état dans lequel il peut accomplir une fonction
requise» (extrait norme NF EN 13306 X 60-319).
fr.wikipedia.org/wiki/Maintenance_corrective [6]
La maintenance préventive
Définition :
« Maintenance exécutée à des intervalles
prédéterminés ou selon des critères
prescrits et destinée à réduire la
probabilité de défaillance ou la dégradation du
fonctionnement d'un bien » (extrait norme NF EN 13306 X 60-319)
[19].
3.
LA
MATERIOVIGILANCE
La matériovigilance a pour objet : la surveillance des incidents
ou des risques d'incidents pouvant résulter de l'utilisation des
dispositifs médicaux après leur mise sur le
marché. Elle accompagne la mise en place des nouvelles
règles de mise sur le marché des dispositifs
médicaux, adoptées par les Etats membres de l'union
européenne : le marquage CE selon les directives
européennes : [20]
- 90/385 pour les Dispositifs Médicaux Implantables Actifs
obligatoire depuis le 1er janvier 1995
- 93/42 pour les autres Dispositifs Médicaux obligatoire depuis
le 14 juin 1998 et sa transposition en France.
La matériovigilance comporte notamment le signalement,
l'enregistrement, l'évaluation et l'exploitation des
informations signalées dans un but de prévention.
Textes réglementaires :
Les principaux en texte intégral :
LOI n° 94-43 du 18 janvier 1994 relative à la santé
publique et à la protection sociale
Décret n° 95-292 du 16 mars 1995 relatif aux dispositifs
médicaux définis à l'article L 665 3 du code de la
santé publique
Décret n° 96-32 du 15 janvier 1996 sur la
matériovigilance
Décret n° 2006-1497 du 29 novembre 2006 fixant les
règles particulières de la matériovigilance
exercée sur certains dispositifs médicaux
Arrêté du 26 janvier 2007 relatif aux règles
particulières de la matériovigilance exercée sur
certains dispositifs médicaux
Décret n° 2007-1336 du 10 septembre 2007 portant
création de la Commission nationale des dispositifs
médicaux et modifiant le code de la santé publique
(dispositions réglementaires)
III – 2 -
Identification
et formalisation des processus
Dans le but de les maitriser, avec un
objectif final de démarche
qualité, la direction des investissements et de
l’ingénierie biomédicale a initié l’identification
et la formulation des processus des activités du service
biomédical.
Identification du processus d’achat
ANNEE N – 1 : ELABORATION DU PLAN D’EQUIPEMENT:
• DIIB : élaboration d’un courrier et une
fiche d’expression de besoins (annexe 1)
• DIIB : transfert du courrier et de la fiche
d’expression de besoins aux responsables de pôles.
• Responsables de pôles : relais le courrier et
la fiche d’expression des besoins aux chefs de services
• Chefs de services : expression des besoins, puis
renvoie de la fiche d’expression des besoins aux chefs de pôles.
• Chefs de pôles : premier arbitrage, puis
transfert de la fiche du pôle à la DIIB.
• DIIB : deuxième arbitrage.
• DIIB : demande de crédits au siège
• DIIB : répartition du crédit
octroyé aux pôles. Tenant compte de la
vétusté du parc
• Responsables de pôles : redistribution de
crédits accordés aux services.
• Responsables de pôles : validation du plan
d’équipement.
• DIIB : validation du plan d’équipement.
ANNEE N : CAS D’UN MARCHE NEGOCIE SANS CONCURRENCE (MNSC)
RECHERCHE DE FOURNISSEUR
• Utilisateur : formule la demande
d’approvisionnement.(annexe 2)
• Utilisateur : transfert de la demande au service
équipement.
• Service équipement : transfert la demande
à la DIIB pour validation.
• DIIB : validation de la demande après
analyse.
• DIIB : demande de devis + le certificat
d’exclusivité au fournisseur avec les références
précises de l’équipement.
• Fournisseur : émission du devis et du
certificat d’exclusivité puis transfert vers la DIIB
• DIIB : formulation de la demande d’autorisation
préalable à l’AGEPS.
• DIIB : envoi de la demande d’autorisation+le
certificat d’exclusivité à l’AGEPS.
• AGEPS : accord pour achat est donné à
la demande puis renvoi du dossier à la DIIB
• DIIB : élaboration du rapport de choix
• DIIB : le rapport de choix et le dossier complet et
le dossier complet est transmis à la cellule des marchés
• La cellule des marchés : notification du
marché et signature du directeur de l’établissement.
ACHAT ET LIVRAISON DE L’EQUIPEMENT
• DIIB : transfert le dossier au service
équipement
• Service équipement : formule un bon de
commande
• Service équipement : envoi le bon de
commande au fournisseur
• Service équipement : copies du bon de
commande sont envoyés au service demandeur et au magasin.
• Fournisseur : livraison est faite au magasin avec
le bon de livraison
• Magasin : donne un code barre à
l’équipement puis le livre au service utilisateur (si
matériel lourd livraison faite par le SET.
• Magasin : transfert le bon de livraison et le code
barre au service équipement
• Fournisseur : fait la mise en marche de
l’équipement.
• Service équipement : enregistre le code
barre dans la GMAO, puis après réception de la facture et
du PV de mise en service, liquide la facture.
Identification du processus de maintenance corrective avec envoi du
matériel
DEMANDE D’INTERVENTION
• Utilisateurs : Il formule une demande
d’intervention.
• Utilisateurs : La demande est déposée
au magasin avec l’équipement.
• Magasin : La demande est transmise du magasin vers
le secrétariat DIIB.
• Technicien: Validation de la demande par le
responsable de la maintenance
• Technicien: La demande d’intervention est
enregistrée dans la GMAO.
• Technicien : La demande est transmise de la DIIB
vers la DSEL.
DEVIS :
• DSEL : Emission d’un bon de commande.
• DSEL : Transmission du bon de commande de la DSEL
vers le Magasin.
• Magasin : Envoi du matériel et du bon de
commande vers la société de maintenance.
• Société de maintenance :
évaluation de la panne et émission d’un devis.
• Société de maintenance : Transmission
du devis par fax au technicien.
• Technicien: analyse puis Valide le devis par
signature.
• Technicien: Transmission du devis validé
à la société de maintenance par fax.
LIVRAISON DU MATERIEL :
• Société de maintenance : après
intervention, envoi de l’équipement au magasin avec le rapport
d’intervention, le rapport de contrôle de qualité (si
nécessaire).
• Magasin : livraison du matériel vers le
service hospitalier par le SET.
• Utilisateur : vérification du bon
fonctionnement du matériel.
• Magasin : Transmission des documents vers la DIIB :
rapport d’intervention, rapport de qualité (si
nécessaire).
FACTURE :
• Société de maintenance : envoi de la
facture à la DESL
• DSEL : transmet la facture à la DIIB pour
validation.
• Technicien: rassemble les documents : Demande
d’intervention, le rapport d’intervention, le devis validé, la
facture : il valide la facture.
• Technicien: il enregistre sur la GMAO.
• Technicien: il transmet tout le dossier à la
DSEL avec la facture validée pour liquidation.
DIAGRAMME DES RESSOURCES TECHNIQUES ET HUMAINES
[7] réalisation
personnelle
Commentaires du diagramme
Les différents points du diagramme sont jugés explicites
pour une lecture seule dans l’ensemble, par contre quelques points
nécessitent des explications :
1- les deux vecteurs qui partent du point n° 1 indiquent la
possibilité que la demande d’intervention soit
accompagnée du dispositif médical ou non.
2- les deux vecteurs du point n° 7 montrent le service courrier
transmettre un bon de commande seul ou avec le dispositif
médical.
3- TIGRE est le nom du logiciel de gestion de l’Economat
Identification du processus de maintenance corrective sans envoi de
matériel (équipements lourds)
DEMANDE D’INTERVENTION
• Utilisateur : Il formule une demande d’intervention
(annexe 3)
• Utilisateur : La demande est transmise au service
biomédical.
• Technicien: Validation de la demande par le
responsable de la maintenance
• Technicien: La demande d’intervention est
enregistrée dans la GMAO.
• Technicien: La demande est transmise de la DIIB
vers la DSEL
DEVIS :
• DSEL : Emission d’un bon de commande.(annexe )
• DSEL : Transmission du bon de commande de la DSEL
vers la Société de maintenance.
• Société de maintenance :
évaluation de la panne et émission d’un devis.
• Société de maintenance : Transmission
du devis par fax à la technicienne.
• Technicien: analyse puis Valide le devis par
signature.
• Technicien : Transmission du devis validé
à la société de maintenance par fax
INTERVENTION SUR LE MATERIEL :
• Société de maintenance :
L’intervention est effectuée sur site.
• Utilisateur : vérification du bon
fonctionnement du matériel avec technicien société
• Société de maintenance : le rapport
d’intervention, le rapport de contrôle de qualité (si
nécessaire) sont laissés sur le site d’intervention.
• utilisateur: transfert le rapport d’intervention,
le rapport de contrôle de qualité (si nécessaire)
au service biomédical.
FACTURE :
• DSEL : La facture arrive à la DESL, qui la
transmet à la DIIB pour validation.
• Technicien: rassemble les documents : Demande
d’intervention, le rapport d’intervention, le devis validé, la
facture : il valide la facture.
• Technicien: il enregistre sur la GMAO.
• Technicien: il transmet le dossier à la DSEL
avec la facture validée pour liquidation
[8] réalisation personnelle
Identification de processus de gestion des alertes en
matériovigilance
ALERTES ASCENDANTES
• Utilisateur : constat de la défaillance du
produit
• Utilisateur : la déclaration est faite sur
OSIRIS
• Utilisateur : la déclaration est
transférée au COVIRIS local qui identifie la vigilance
• Coviris local : la déclaration est
transférée au correspondant matériovigilance
• Correspondant matériovigilance : remplir la
fiche de suivi de déclaration (annexe 4)
• Correspondant matériovigilance : faire
l’enquête selon la fiche CERFA (annexe 5)
• Correspondant matériovigilance :
o incident pas grave, la déclaration est
classée dans ses dossiers
o incident grave : mise en quarantaine du DM,
transfert de la déclaration à l’AFSSAPS puis le
fournisseur est informé
• Afssaps : un accusé de réception est
envoyé au correspondant
ALERTES DESCENDANTES
• Afssaps, Fournisseur ou Pharmacie
générale de l’APHP : prise de décision à la
suite d’une alerte ascendante
• Afssaps, Fournisseur ou Pharmacie
générale de l’APHP : envoi de la décision
aux Correspondants matériovigilance
• Correspondant matériovigilance : remplir
fiche de suivi des alertes descendantes (annexe 6)
• Correspondant matériovigilance : envoi du
document aux services utilisateurs concernés
• services utilisateurs + Correspondant
matériovigilance : mise en application des décisions
• services utilisateurs : information mise en
application est envoyée au correspondant
• Correspondant matériovigilance : enregistre
l’information dans son tableau de suivi des alertes.
CARTOGRAPHIE DU PROCESSUS DE GESTION
DES ALERTES EN MATERIOVIGILANCE
[9]
réalisation personnelle
Les processus restants à identifier et formuler :
• Processus de maintenance corrective en urgence
• Processus de maintenance préventive avec
envoi de matériel
• Processus de maintenance préventive sans
envoi de matériel
• Processus des contrats de maintenance avec
marché
• Processus des contrats de maintenance sans
marché
• Processus de contrôle qualité
• Processus de défalcation de matériel
• Processus de suivi classe C & validation des
factures
• Processus de suivi des comptes budgétaires
de la maintenance
retour sommaire
IV.
PROPOSITIONS
IV- 1-
AUTOEVALUATION DU SERVICE BIOMEDICAL
ELABORATION D’UNE GRILLE D’ANALYSE AVEC 3 ITEMS
Une grille d’analyse est réalisée avec des items
concernant les missions, les objectifs et les mesures, adressée
au responsable du service biomédicale qui l’a remplie.(voir
annexe 7)
RECUEUILLE DES DONNEES
Les données ont recueillies puis étés introduites
dans le fichier
PRESENTATION DES RESULTATS SOUS FORME
D’UN GRAPHIQUE EN RADAR
[10] réalisation personnelle
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IV – 2 -
PLANIFICATION
DYNAMIQUE STRATEGIQUE
MISSION : maintenir les dispositifs
médicaux dans leur bon
état de fonctionnement ;
VISION : être prompt aux demandes d’interventions correctives
dans 2 ans.
VALEURS :
Au niveau du personnel : le service biomédical à un
technicien supérieur biomédical
Au niveau des équipements : un banc test équipé de
différents simulateurs :
• Simulateur ECG
• Simulateur SpO2
• Simulateur PNI
• Testeur électrique
• Simulateur poumon
• Cales de précision pour pousse seringue
Un logiciel de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur
(GMAO), OPTIM EMS, permet de tracer et de suivre les mouvements des
Dispositifs Médicaux.
Depuis le mois de mai 2007, ce logiciel est à la disposition des
Cadres des trois Pôles.
Leurs remarques nous seront précieuses afin d’optimiser au mieux
l’inventaire.
PRIORITE :
Réduire le temps des interventions correctives
ANALYSE DE SITUATION
Etat des lieux
Vérification faite sur un échantillon de39 Rapports
d’intervention sur la GMAO et aussi après avoir nous même
suivi quelques demandes d’intervention jusqu’à la
réalisation, constat est fait que les interventions curatives
durent de 0 à 79 jours avec une moyenne de 22 jours.
Les causes
Ce temps d’intervention reparti suivant les points de production de
documents de traçabilité que sont : la demande
d’intervention ; la date de planification de l’intervention ; le bon de
commande intervention ; le devis de l’intervention, le bon
d’intervention et la facture.
Ainsi :
- de la demande d’intervention à la date de
planification : 7 jours
- de la date de planification à la date
d’arrivée au bureau de commande : environ 2 jours
- De la date d’arrivée au bureau de commande
à la production du bon de commande : 1 jour
- Du bon de commande à la date d’intervention
: 12 jours
(Voir tableau annexe 8)
Analyse des causes
Les taches à ces différentes étapes
De la demande d’intervention à la date
de planification :
• émission d’une demande d’intervention par
les utilisateurs vers le magasin avec l’équipement
• transfert de la demande d’intervention du magasin
vers le service biomédical
• réception faite par le secrétariat de
la demande d’intervention et datée
• service biomédical fait l’analyse de
pertinence de la réparation, enregistre la demande dans la GMAO
avec un numéro et une date de validation, vise la demande par
une signature (la planification).
De l’arrivée au bureau de commande à la production du bon
de commande
- transfert de la demande d’intervention visée
au service économique
- enregistrement de la demande dans le logiciel TIGRE
puis production du bon de commande daté avec un numéro de
commande.
De la production du bon de commande à la réalisation de
l’intervention
- transfert du bon de commande au magasin, puis si le
prestataire est dans Paris, adresse une demande de transport aux
chauffeurs de l’hopital qui déposeront l’équipement chez
le prestataire
- sinon le magasin prépare et envoi le
matériel avec le bon de commande par la poste chez le prestataire
- le prestataire vérifie l’équipement
puis produit son devis,
- le devis est faxé au service
biomédical par le prestataire
- le service biomédical après
vérification le valide par une signature, l’enregistre dans la
GMAO puis le fax au prestataire
- le prestataire au vu du devis validé fait
l’intervention
- équipement réparé est
retourné au magasin par le prestataire avec le bon d’intervention
- le magasin le livre au service utilisateur qui
effectue les vérifications de fonctionnement puis transfert le
bon d’intervention au service biomédical
Les forces du service biomédical
- Atelier bien équipé
- Possession de logiciel de gestion (GMAO – OPTIM EMS)
- Du matériel de contrôle qualité
A améliorer au service biomédical
- Manque de personnel
- Différents processus de maintenance non
formalisés
- La traçabilité
DIRECTION STRACTEGIQUE
Externaliser la maintenance de tous les
équipements de type B II
OBJECTIF MESURABLE EN 1 AN
Réaliser l’intervention corrective en 5 jours
APPLICATION DES SOLUTIONS
Appliquer les solutions des disfonctionnements proposées en
continu tenant compte des propositions
d’amélioration.
RESULTATS
Vérifier les indicateurs afin de suivre les
évolutions puis proposer des améliorations
BENCHMARKING
Aller voir à l’hôpital Ambroise
Paré les différents processus, la
traçabilité
PLANIFICATION DYNAMIQUE STRATEGIQUE A
LA REDUCTION DU TEMPS DE
REALISATION D’UNE INTERVENTION CORRECTIVE
.
[11] réalisation
personnelle
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IV- 3 -
RECHERCHE
DE SOLUTION DE REDUCTION DU TEMPS REALISATION
D’UNE INTERVENTION CURATIVE
QQOQCP
[12] réalisation personnelle
Comment peut-on réduire le
temps de réalisation des
interventions corrections ?
Propositions de réponses :
[13] réalisation personnelle
DIAGRAMME DES AFFINITES
[14] réalisation personnelle
DIAGRAMME CAUSES EFFETS
[15] réalisation personnelle
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V.
CONCLUSION
ET PERSPECTIVES
Conclusion
Le service biomédical du centre hospitalier Raymond
Poincaré a une pratique
quotidienne de la maintenance, de l’achat des équipements et de
la gestion des alertes de
Matériovigilance.
Une démarche d’identification et de formalisation des
différents processus de gestion de ces activités est en
cours. Pendant notre stage, nous avons identifié des processus
de maintenance corrective, d’achat d’équipements et gestion des
alertes de matériovigilance. Nous avons aussi formalisé
des processus par des cartographies et des logigrammes.
Aussi une autoévaluation, une planification dynamique
stratégique et une démarche de réduction du temps
de réalisation d’une intervention corrective a été
réalisées.
Perspective
L’appropriation de ces méthodes de gestion de la qualité
qui concoure à l’amélioration de nos pratiques et
à l’atteinte des objectifs que nous nous fixons.
retour sommaire
[1] [2] [4] :
http://inforpc.rpc.aphp.fr/acceuil.php
[4] : www.portail-communiste.org/sphp.php
[21] :
http://www.lawperationnel.com/EncyclopedieJur/Maintenance.
[6] : fr.wikipedia.org/wiki/Maintenance_corrective
[19] : fr.wikipedia.org/wiki/Maintenance_ corrective
[3] [7] [8] [9] [10] [11] [12] [13] [14] [15] :
réalisations personnelles
[16] : www.portail-communiste.org/sphp.php
[17] :
www.dictionnaire-juridique.com/definition/achat.php.
[18] :
www.linternaute.com/dictionnaire/fr/definition/maintenance.html
[20] : http://www.materiovigilance.org
APHP :
assistance publique hôpitaux de
paris
AGEPS : agence générale
des équipements et produits de santé
UGAP : union des groupements d’achat
public
MAPA : marché à
procédure adaptée
TIGRE : logiciel de gestion du service
économique
GMAO : gestion de la maintenance
assistée par ordinateur
OSIRIS : logiciel de déclaration
de vigilance. Interne à l’APHP
COVIRIS : comité d’organisation
de vigilance et de risque
FICHE CERFA : fiche déclaration
de matériovigilance
AFSSAPS : agence française de
sécurité sanitaire des produits de santé
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(1) : fiche d’expression de besoins au
plan d’équipement
(2) : formulaire de demande d’approvisionnement
(3) : demande d’intervention
(4) : fiche de suivi des alertes ascendantes en matériovigilance
(5) : fiche CERFA
(6) : fiche de suivi des alertes descendantes en matériovigilance
(7) : grille d’autoévaluation
(8) : tableau des temps d’intervention
RESUME :
Les
équipements biomédicaux sont un facteur important dans la
production des soins de qualité. Cette qualité passe par
la maitrise des processus qui concourent à la maintenance de ces
équipements. La Direction des investissements et de
l’ingénierie biomédicale dans cette optique initie
l’identification et la formulation de ces processus.
Ainsi les
processus d’achat, de réalisation d’une intervention corrective
équipements et le processus de suivi des alertes de
matériovigilance ont été identifies et
formulés.
Une
autoévaluation brève du fonctionnement du service
biomédical est effectuée en référence au
guide des bonnes pratiques biomédicales.
Une planification
dynamique stratégique est proposée dans le cas des
aménagements organisationnels ou fonctionnels.
Une démarche de
réduction du temps de réalisation d’une intervention
corrective est proposée.
Mots clés :
INVESTISSEMENT :
Acquisition d’un bien en vue de l’exploitation d’une entreprise et
dégager un revenu ou une augmentation de la capacité de
production.
www.portail-communiste.org/sphp.php[16 ]
ACHAT :
C’est l’opération commerciale qui aboutit à l’acquisition
d’un bien ou d’un endroit.
www.dictionnaire-juridique.com/definition/achat.php.[17 ]
MAINTENANCE :
Entretien d’un matériel afin de le maintenir en état de
fonctionnement.
www.linternaute.com/dictionnaire/fr/definition/maintenance.html[18 ]
SUMMARY:
The biomedical
equipment is an important factor in the production of the care of
quality. This quality passes by the control of the processes which
contribute to the maintenance of this equipment. The Management of the
investments and biomedical engineering accordingly initiates the
identification you it formulation as of these processes.
Thus the
processes of purchase, realization of a corrective intervention with
and without equipment and the process of follow-up of alarms of
matériovigilance were identify and formulated.
A short
autoevaluation of the operation of the service biomedical is carried
out in reference to the guide of the good biomedical practices.
A strategic dynamic planning is proposed in the case of organisational
or functional installations.
A step of reduction of the time of realization of a corrective
intervention is proposed.
Key words:
INVESTMENT:
Acquisition of a good for the exploitation of a company and to release
an income or an increase in the output .
www.portail-communiste.org/sphp.php[ ]
PURCHASE:
It is the commercial deal which leads to the acquisition of a good or a
place.
www.dictionnaire-juridique.com/definition/achat.php. [ ]
MAINTENANCE :
Maintenance of a material in order to maintain it in operating
condition .
www.linternaute.com/dictionnaire/fr/definition/maintenance.html[ ]
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